Algemene reisvoorwaarden

1. Definities
1.1 Treevents Solutions BV: Treevents Solutions BV, handelend onder de bedrijfsnamen Treevents, Treevents Solutions BV, gevestigd aan de Frans Halsstraat 79 te Nijmegen, hierna genoemd Treevents.
1.2 Opdrachtgever: de natuurlijke- of rechtspersoon die in de Overeenkomst als wederpartij van Treevents optreedt.
1.3 Overeenkomst: de tussen Treevents en de Opdrachtgever gesloten overeenkomst terzake het door Treevents verlenen van diensten op het gebied van (incentive)reizen, meetings of evenementen.

2. Toepasselijkheid
2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle door Treevents uitgebrachte offertes en door alle afgesloten overeenkomsten tenzij deze geheel dan wel gedeeltelijk uitdrukkelijk schriftelijk niet van toepassing zijn verklaard voor zover niet strijdig met de schriftelijk vastgelegde afspraken tussen Treevents en haar opdrachtgevers.
2.2 De toepasselijkheid van door de opdrachtgever gehanteerde voorwaarden wordt uitdrukkelijk uitgesloten
2.3 Afwijken van de Algemene Voorwaarden is slechts mogelijk bij geschrifte en van geval tot geval.
2.4 Deze Algemene Voorwaarden strekken mede ten behoeve van alle natuurlijke en rechtspersonen waarvan Treevents gebruik maakt of heeft gemaakt bij het sluiten en/of uitvoeren van de Overeenkomst. Indien het verzorgen van vervoer deel uitmaakt van de overeenkomst zijn tevens de door de desbetreffende vervoerder gehanteerde voorwaarden, c.q. ter zake geldende internationale verdragen van toepassing. Deze voorwaarden kunnen via Treevents of bij de vervoerder worden opgevraagd.

 

3. Structuur van de Algemene voorwaarden/nadere omlijning
3.1 Voor wat betreft de rechten en plichten van partijen is het van belang in welke hoedanigheid Treevents de overeengekomen dienst(en) verleent. De volgende mogelijkheden zijn denkbaar:
3.1.1 Treevents optredende in het kader van de hoedanigheid als Tussenpersoon; de overeenkomst met de desbetreffende Dienstverlener wordt door Treevents in dit geval namens de Opdrachtgever aangegaan. De Opdrachtgever is alsdan terzake de feitelijke dienstverlening gebonden aan de voorwaarden van de Dienstverlener welker dezer bij de totstandkoming van de overeenkomst van toepassing heeft verklaard. De Opdrachtgever vrijwaart Treevents voor iedere vordering terzake. Op verzoek van de Opdrachtgever zal Treevents bemiddelen bij het verkrijgen van deze voorwaarden door de Opdrachtgever.
3.1.2 Treevents optredende in het kader van de hoedanigheid van Reisorganisator (in de zin van artikel 7:500 e.v. BW), in welk geval er dus sprake dient te zijn van een Reisovereenkomst (in de zin van artikel 7:500 e.v. BW).
3.2 Indien Treevents in het kader van de organisatie van reizen en evenementen meerdere diensten verleent, kan het zijn dat een deel daarvan valt onder de definitie van Reisovereenkomst (in de zin van artikel 7:500 e.v. BW) alsmede een ander deel niet.

 

4. Offertes – totstandkoming van overeenkomst
4.1 Alle offertes en aanbiedingen van Treevents zijn vrijblijvend. Treevents draagt geen verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor de juistheid van foto’s, folders en ander voorlichtingsmateriaal dat door derden is uitgegeven.
4.2 Acceptatie van een offerte of aanbieding door de opdrachtgever leidt niet tot een bindende overeenkomst, doch geldt als een tot Treevents gerichte uitnodiging tot het doen van een aanbod.
4.3 Treevents is niet gehouden een overeenkomst gestand te doen indien en voor zover het aanbod of de schriftelijke bevestiging berust op een kennelijke fout of vergissing.
4.4 De Overeenkomst komt tot stand door aanvaarding door de Opdrachtgever van het aanbod van Treevents. Aanvaarding kan zowel schriftelijk als mondeling geschieden. Na aanvaarding is de Opdrachtgever gebonden aan de overeenkomst.
4.5 Zelfs indien de Opdrachtgever slechts als tussenpersoon de Overeenkomst met Treevents aangaat dan is hij, benevens zijn opdrachtgever, hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst.

 

5. Prijzen en betaling
5.1 Alle prijzen zijn exclusief BTW (tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de Overeenkomst) en gebaseerd op de wisselkoersen, heffingen en belastingen geldend op de datum waarop Treevents de overeenkomst aan de opdrachtgever heeft toegezonden.
5.2 Treevents is gerechtigd om wijzigingen welke zich nadien in wisselkoersen, heffingen en/of belastingen voor mochten doen aan de opdrachtgever in rekening te brengen in aanvulling op de in de overeenkomst vermelde prijs of prijzen. Hetzelfde geldt voor brandstoftoeslagen en andere heffingen waarvan ten tijde van het opmaken van de overeenkomst niet voorzienbaar was dat deze ten tijde van de uitvoering van de opdracht verschuldigd mochten zijn.
5.3 Alle betalingen dienen te geschieden door overboeking naar de door Treevents aangehouden bankrekening als vermeld op haar facturen.
5.4 Bij overschrijding van de overeengekomen betalingstermijn is de opdrachtgever zonder dat voorafgaande sommatie of ingebrekestelling vereist is 0,75% rente over het factuurbedrag verschuldigd voor iedere maand of gedeelte daarvan waarmee de betalingstermijn is overschreden.
5.5 Ingeval Treevents haar vordering op opdrachtgever uit hoofde van de opdracht of voortvloeiend uit de ontbinding daarvan ter incasso uit handen geeft is de opdrachtgever tevens gehouden om aan Treevents de door haar te maken kosten van rechtsbijstand te vergoeden met een minimum van 10% van de verschuldigde hoofdsom.

 

6. Zorgplicht
6.1 Treevents zal bij uitvoering van de opdracht de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht nemen, met name voor wat betreft de selectie van derden van wier diensten zij bij uitvoering van de opdracht gebruik maakt.
6.2 Treevents is niet aansprakelijk voor de tekortkomingen van de betreffende derden, maar zal al hetgeen doen, dan wel de opdrachtgever alle medewerking verlenen die redelijkerwijs van haar gevraagd kan worden om in voorkomend geval een schadevergoeding van de betrokken derde te verkrijgen, tenzij:
6.2.1. De tekortkoming in de uitvoering van de Reisovereenkomst is toe te rekenen aan de Opdrachtgever.
6.2.2. De tekortkoming in de uitvoering van de Reisovereenkomst die niet te voorzien was of kon worden
opgeheven, is toe te rekenen aan een derde die niet bij de levering van de in de reis begrepen
diensten is betrokken.
6.2.3. De tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst is te wijten aan overmacht dan wel aan een
gebeurtenis die Treevents of degene van wiens hulp zij bij de uitvoering van de Reisovereenkomst
(in de zin van artikel 7:500 e.v. BW) gebruik maakt, met inachtneming van alle mogelijke
zorgvuldigheid niet kon voorzien of verhelpen.

 

7. Opschorting, ontbinding en overmacht
7.1 Treevents is gerechtigd om uitvoering van de opdracht op te schorten, c.q. de overeenkomst middels schriftelijke kennisgeving aan opdrachtgever te ontbinden in geval van overschrijding van enige overeengekomen betalingstermijn zonder dat daartoe een ingebrekestelling zal zijn vereist.
7.2 De gevolgen van opschorting en/of ontbinding komen volledig voor rekening en risico van de opdrachtgever die alsdan tevens gehouden is om aan Treevents de schade en verdere kosten te vergoeden welke voor haar het gevolg mochten zijn van die opschorting en/of ontbinding, daaronder begrepen het door Treevents gederfde inkomen.
7.3 Ingeval Treevents door overmacht wordt verhinderd de opdracht geheel of gedeeltelijk uit te voeren heeft zij het recht om de uitvoering daarvan op te schorten of de overeenkomst door middel van een schriftelijke mededeling te ontbinden zonder tot enige schadevergoeding jegens opdrachtgever gehouden te zijn.
7.4 Onder overmacht worden verstaan abnormale en onvoorziene omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van degene die zich erop beroept en waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden worden vermeden.
7.5 Ingeval een projectmanager van Treevents door ziekte danwel zwangerschap een reis niet kan begeleiden heeft zij het recht om de uitvoering daarvan uit te besteden aan een derde zonder tot enige schadevergoeding jegens opdrachtgever gehouden te zijn.

 

8. Wijziging en annulering
8.1 Wijzigingen in onderdelen van de Overeenkomst op verzoek van de Opdrachtgever zullen door Treevents indien en voor zover mogelijk worden uitgevoerd. De daarmee samenhangende kosten, inbegrepen de in dat kader aan Treevents toekomende vergoeding, zullen worden doorberekend.
8.2 Treevents is gerechtigd om in onderdelen van de overeenkomst wijziging te brengen (met inbegrip van de uit een dergelijke wijziging voortvloeiende prijsaanpassing) wegens gewichtige, onverwijld en schriftelijk door haar aan de opdrachtgever meegedeelde omstandigheden welke ten tijde van het opmaken van de overeenkomst niet voorzienbaar waren. De opdrachtgever is in dat geval gerechtigd de overeenkomst te annuleren indien de wijziging van zodanig essentiële betekenis is dat de overeenkomst als geheel daardoor niet meer beantwoordt aan hetgeen hij daarvan ten tijde van de totstandkoming van de overeenkomst redelijkerwijs mocht verwachten.
8.3 Annulering door de Opdrachtgever dient bij aangetekend schrijven te geschieden. Als datum van annulering geldt de datum waarop dit schrijven door Treevents is ontvangen.
8.4 Indien de opdrachtgever de opdracht annuleert dient hij Treevents alle tot het tijdstip van annulering door haar gemaakte of verschuldigd geworden kosten te vergoeden. Tenzij annulering plaatsvindt in verband met hetgeen hiervoor in lid 2 van dit artikel is bepaald is opdrachtgever bij annulering van de opdracht tevens gehouden om aan Treevents een bedrag te voldoen gelijk aan 10% van de in de overeenkomst vermelde totaalprijs, afhankelijk van het tijdstip van annulering, vermeerderd met de navolgende, eveneens in een percentage van de totaalprijs uitgedrukte opslag:
– > 3 maanden voor uitvoering van de opdracht: 2,5%
– > 1 maand voor uitvoering van de opdracht: 5%
– < 1 maand voor de uitvoering van de opdracht: 7,5%

8.5 Tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen wordt vermindering door de Opdrachtgever van het aantal deelnemers aan de reis (vervoer en/of verblijf) c.q. het congres c.q. het evenement aangemerkt als een (deel-)annulering door de opdrachtgever waarop lid 4 van toepassing is.
8.6 Ingeval van no-show aan de zijde van de Opdrachtgever is deze te allen tijde gehouden de contract waarde te betalen.

 

9. Verzekeringen, documenten, visa en intentingen
9.1 De Opdrachtgever dient er zorg voor te dragen dat de Reiziger(s) c.q. Gast(en) bij vertrek en gedurende de reis c.q. het congres c.q. het evenement in het bezit zijn van een reis- en ongevallenverzekering.
9.2 Treevents is bereid om te bemiddelen bij het tot stand komen van de nodige reis en/of annuleringskostenverzekeringen indien de Opdrachtgever hier om vraagt.
9.3 De Opdrachtgever dient er voor zorg te dragen dat de Reiziger(s) c.q. Gast(en) bij vertrek en gedurende de reis c.q. het congres c.q. het evenement in het bezit is (zijn) van de nodige reisdocumenten, zoals paspoort, visa, inentingsbewijzen e.d.
9.4 Uiterlijk bij de totstandkoming van de Overeenkomst zal door of vanwege Eventspecialist algemene, voor Nederlanders geldende informatie betreffende paspoorten, visa en eventuele formaliteiten op gezondheidsgebied aan de Opdrachtgever worden verstrekt.

10. Betalingstermijn
10.1 Tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen zijn de betalingstermijnen als volgt:
– binnen 14 dagen na ondertekening Overeenkomst: 10% van de contract waarde
– Uiterlijk 6 maanden voor de aanvangsdatum van de reis/evenement: 50% van de contractwaarde
– Uiterlijk 3 maanden voor de aanvangsdatum van de reis/evenement: 100% van de contractwaarde
– Indien de Overeenkomst binnen 6 weken voor aanvangsdatum tot stand komt: 100% per ommegaande

10.2 Treevents is te allen tijde gerechtigd hiervan af te wijken indien de voorwaarden van een Dienstverlener,
met wie zij namens of ten behoeve van de Opdrachtgever een overeenkomst heeft gesloten, haar
daartoe aanleiding mocht geven (striktere bepalingen).

 

11. Aansprakelijkheid
11.1 Indien Treevents voor schade aansprakelijk moge zijn, is die aansprakelijkheid als volgt begrensd:

11.2 Terzake Treevents optredende in het kader van de hoedanigheid als Tussenpersoon;
1. Treevents is nimmer aansprakelijk voor de handelingen en/of nalatigheden van de desbetreffende Dienstverlener, noch voor de juistheid van de door deze verschafte informatie. De Dienstverlener is jegens de Opdrachtgever aansprakelijk voor de uitvoering van de desbetreffende dienst en voor de eventuele daaruit voortvloeiende schadeclaims.
2. Treevents aanvaardt evenmin aansprakelijkheid voor schade die ontstaat wegens overmacht. Onder overmacht worden verstaan abnormale en onvoorziene omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van degene die zich erop beroept en waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden worden vermeden.
3. Indien Treevents zelf toerekenbaar tekort schiet en de Opdrachtgever daardoor bewijsbare schade lijdt is de aansprakelijkheid van Treevents beperkt tot ten hoogste 25% van de contract waarde van de Overeenkomst, althans tot dat deel van de Overeenkomst waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
4. Treevents aanvaardt geen aansprakelijkheid voor financieel onvermogen van de Dienstverlener.
5. De aansprakelijkheid voor schade waartegen de Opdrachtgever zich middels een reis- , ongevallen en/ of annuleringsverzekering danwel ziektekostenverzekering kan verzekeren, alsmede aansprakelijkheid voor schade die deze leiden in het kader van de uitoefening van een beroep of bedrijf (daaronder mede begrepen schade door het missen van aansluitingen c.q. het niet tijdig op de plaats van bestemming aankomen), wordt uitgesloten.
6. De verplichting van reisorganisator tot het uitvoeren van een reis is steeds een inspanningsverplichting. Dit betekent dat reisorganisator nimmer enige garantieverplichting of resultaatverplichting ten aanzien van het resultaat van de door reiziger ondernomen activiteiten is aangegaan.

11.3 Terzake Treevents optredende in het kader van de hoedanigheid van Reisorganisator (in de zin van
artikel 7:500 e.v. BW), in welk geval er dus sprake dient te zijn van een Reisovereenkomst;
1. Treevents is aansprakelijk voor de goede uitvoering van de overeenkomst, overeenkomstig de verwachtingen die de reiziger op grond van de overeenkomst redelijkerwijs mag hebben.
2. Indien een internationaal verdrag van toepassing is op een in de reisovereenkomst begrepen dienst, wordt in voorkomend geval de aansprakelijkheid van Treevents overeenkomstig dat verdrag uitgesloten of beperkt.
3. Voor zover Treevents niet zelf de in de reisovereenkomst voorziene diensten verleent, wordt haar aansprakelijkheid voor stoffelijke schade en de vergoeding van de derving van het reisgenot gezamenlijk beperkt tot tweemaal de reissom.
4. Treevents is evenmin aansprakelijk indien en voor zover de reiziger zijn schade heeft kunnen, en/of had kunnen, verhalen bij een verzekering, zoals een reis- en/of annuleringsverzekering, een ongevallenverzekering, alsmede wanneer de schade behoort tot het gebruikelijke risico van de activiteit.
5. Wanneer Treevents aansprakelijk is voor derving van reisgenot van de reiziger, bedraagt de vergoeding te allen tijde maximaal eenmaal de reissom.
6. Onverminderd het bepaalde in voorgaande leden van dit artikel is de aansprakelijkheid van Treevents beperkt tot te allen tijde maximaal driemaal de reissom, tenzij er sprake is van opzet of grove roekeloosheid met de wetenschap dat de schade daaruit waarschijnlijk zal voortvloeien.
7. Treevents is nimmer aansprakelijk voor vergoeding van indirecte schade (waaronder doch niet uitsluitend wordt begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie), dan wel voor de schade die de opdrachtgever c.q de reiziger leidt in het kader van de uitoefening van zijn beroep of bedrijf.
8. Iedere aanspraak tot schadevergoeding jegens Treevents verjaart na verloop van 6 maanden vanaf het moment waarop de aanspraak haar oorzaak vond.

9. Treevents is niet gehouden eventuele schade van de Opdrachtgever te vergoeden in geval:
9.1 De tekortkoming in de uitvoering van de Reisovereenkomst is toe te rekenen aan de Opdrachtgever.
9.2 De tekortkoming in de uitvoering van de Reisovereenkomst die niet te voorzien was of kon worden opgeheven, is toe te rekenen aan een derde die niet bij de levering van de in de reis begrepen diensten is betrokken.
9.3 De tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst is te wijten aan overmacht dan wel aan een gebeurtenis die Treevents of degene van wiens hulp zij bij de uitvoering van de Reisovereenkomst (in de zin van artikel 7:500 e.v. BW) gebruik maakt, met inachtneming van alle mogelijke zorgvuldigheid niet kon voorzien of verhelpen.

 

12. Klachtenregeling
12.1 Voor aanvang van de reis c.q. evenement: klachten dienen zo spoedig mogelijk door de reiziger worden
ingediend bij Treevents per aangetekend schrijven of tegen ontvangstbewijs.
12.2 Tijdens de reis c.q. evenement: klachten tijdens de uitvoering van de overeenkomst dient de reiziger zo
spoedig mogelijk ter plaatse, op een gepaste en bewijskrachtige (schriftelijke) manier te melden, zodat
naar een oplossing kan worden gezocht. Daarvoor dient hij zich – in deze volgorde – te wenden tot een
vertegenwoordiger van Treevents of rechtstreeks tot Treevents.
12.3 Na afloop van de reis c.q. evenement: indien een klacht ter plaatse niet bevredigend is opgelost of
wanneer de reiziger onmogelijk ter plaatse een klacht kon formuleren, dan moet hij uiterlijk 2 weken na
het einde van de reisovereenkomst bij Treevents per aangetekend schrijven of tegen
ontvangstbewijs schriftelijk een klacht indienen.

 

13. Privacy verklaring
13.1 Treevents beschikt over een Privacy Verklaring die te vinden is op de website www.treevents.nl

 

14. Toepasselijk recht
14.1 Op alle overeenkomsten tussen Treevents en de Opdrachtgever is het Nederlands recht van toepassing.
Voor zover regels van dwingend recht niet anders voorschrijven, worden alle geschillen die mochten
ontstaan naar aanleiding van een overeenkomst ter beoordeling voorgelegd aan de bevoegde rechter.

UA-73727695-1